¿Cuál es un buen método para almacenar / organizar muchos archivos en una computadora?

Answer 1

Una solución simple para su problema de escritorio: cree una sola carpeta llamada “Documentos” y ponga el resto de sus carpetas allí. Entonces al menos tienes un escritorio limpio.

Otra cosa en que pensar: antes de crear un nuevo archivo, asegúrese de que realmente necesita un archivo separado. Los programas / servicios como Microsoft OneNote y Evernote (producto) son buenos para todo tipo de contenido, y usted obtiene la búsqueda de texto completo de forma gratuita. WorkFlowy es otra alternativa para contenido estructurado. Incluso para los archivos que realmente necesitan ser archivos, como los archivos PDF, hay mucho que decir sobre cómo deshacerse de todos ellos en una carpeta y confiar en la búsqueda, como sugirió R. Drew Davis.

Si está trabajando con muchos proyectos cuyos archivos deben permanecer juntos, entonces las carpetas están bien. Solo mantén tu estructura bastante plana. O hágalo tan profundo como desee, y use un administrador de archivos alternativo como uno de estos: Los mejores administradores de archivos alternativos para Windows, Mac y Linux.

Si tiene una opción, me inclino por la opción de búsqueda de texto completo y utilizo un programa dedicado para tomar notas tanto como sea posible. Es mucho más eficiente que tratar con un montón de archivos individuales.

Answer 2

Tengo buenas noticias y malas noticias … La mala noticia es que no existe un plan para curar sus archivos que funcione bien para todos. La buena noticia es que solo necesita encontrar un esquema que funcione bien para usted. En mi experiencia, es muy difícil inventar un esquema de organización que continuará funcionando a medida que avanza de unos pocos documentos a una gran cantidad de documentos. Afortunadamente, a medida que su colección crece, algunos principios organizativos sensatos generalmente se vuelven más obvios para usted. La buena noticia es que la computadora hace que sea relativamente fácil reorganizar masivamente su colección de vez en cuando.

Si lo que hace que tus documentos sean tan numerosos es que siguen siendo revisados ​​y te gusta mantener el historial, hay una aplicación para eso. Busque en el software de control de versiones, como git para rastrear la evolución de sus documentos.

Otro enfoque es simplemente archivar las cosas con un nombre de archivo fijo que no cambia (proyecto, fecha, título, tipo de archivo) y llenar una base de datos simple que le permita entrar con lo que tenga sentido (nombre del cliente, rango de fechas). El trabajo de la base de datos es asignar los términos de búsqueda a los nombres de referencia de los archivos. Tenga en cuenta que es fácil archivar un documento de varias maneras (por ejemplo, si lo reutilizó de un proyecto a otro proyecto, no hay problema).

Otro enfoque es el “Índice de todas las cosas” de Google. Puede ver esto en G-mail, donde no tiene que desarrollar un esquema de archivo elaborado para su correo electrónico. Cuando necesite encontrar un correo electrónico antiguo, solo tiene que buscarlo por quién era, por quién era, algunas palabras clave que identifican el correo que está buscando. La indexación de Google hace que la búsqueda sea rápida, por lo que no necesita mantener un esquema de archivo elaborado en absoluto, sino que puede encontrar rápidamente cosas antiguas cuando las necesita.

Y, por supuesto, puedes mezclar y combinar estas ideas. Mi consejo es errar por el lado de la simplicidad. Si mantener su colección organizada y accesible comienza a parecer que necesita un bibliotecario de tiempo completo, no lo hizo lo suficientemente simple.

Sorprendentemente relevante para su pregunta es esta charla de PYcon 2014:

Answer 3

Mi método personal es desechar los métodos antiguos de jerarquía de árboles y carpetas de archivos e ir con el nuevo: utilizar la funcionalidad de búsqueda. Para empezar, me gusta mantener casi todo (excepto los registros financieros) en la nube usando Google, Microsoft u otros proveedores. Creo carpetas basadas en rangos de fechas como “2015-2ndQtr”. Luego, todo lo que genero para ese trimestre va allí, incluyendo correos electrónicos guardados, documentos de Word, PDF, hojas de cálculo, archivos de películas, etc. Cuando necesito encontrar algo, normalmente recuerdo lo suficiente sobre lo que busco para realizar una búsqueda. . Es así de simple.

Aquí está el problema con la antigua jerarquía del árbol de directorios: la gente pierde demasiado tiempo clasificando archivos y categorizándolos. Luego, meses más tarde, cuando uno está buscando un archivo en particular, no pueden recordar en qué categoría o directorio lo colocaron. Luego, pierden un tiempo valioso en su búsqueda. Abrace el caos en lugar de combatirlo … aproveche la capacidad de indexación de Google para que pueda encontrar lo que quiere cuando lo desee.

Answer 4

Puedo aconsejarle esta herramienta: marque las carpetas importantes para facilitar su búsqueda.

Tiene una versión gratuita.

Con su ayuda, puede cambiar los íconos de las carpetas con íconos codificados por colores y codificados por imágenes.

De esta manera se notarán todas tus carpetas.

Answer 5

Por favor, no vayas extremo con una estructura de carpetas profunda. Cuanto más plano, mejor. Para mí, lo más profundo que voy es 3 carpetas de profundidad. Después de eso, solo uso un administrador de archivos basado en etiquetas como Taggit. Taggit realizará un escaneo recursivo en una carpeta que se arrastra y suelta.

Luego puede encontrar archivos por nombre, una sola etiqueta, una palabra clave de carpeta o una combinación de ellos. Ver Taggit para más información.

Answer 6

Puede ir a la ruta tradicional del “árbol” y categorizar todo a través de carpetas y subcarpetas. Esto funciona siempre que lo mantenga bajo aproximadamente tres subcarpetas; de vez en cuando encontrará que archivar archivos no utilizados es necesario para evitar que las cosas relevantes queden ocultas en el “ruido”.

También puedes probar un wiki personal. Como wiki, puede crear casi cualquier estructura que desee y vincular a los archivos desde allí. Siempre y cuando no exagere y trate de enlazar con cada archivo, podría funcionar mejor. Esencialmente, vuelcas los archivos relevantes en una carpeta de categorías, como es normal, pero luego solo vinculas a las carpetas, en lugar de a los archivos individuales. De esta manera, puede tener muchas “subcarpetas” pero no se salen de control como un árbol de directorios tradicional.

Puede interesarle un sistema de gestión de contenido, por ejemplo, SharePoint, Zope, Pylons, et al. Estos pueden proporcionar muchas herramientas de administración de datos, como clasificar los archivos y permitir amplias opciones de metadatos. Puede tomar algún tiempo aprender todas las capacidades, pero los beneficios pueden superar el dolor.

Answer 7

Dedico una unidad / carpeta especial en mi directorio de inicio (o en Windows, en mi unidad C o D) para este tipo de cosas. Estos proyectos van allí.
Lo que me gusta hacer con el escritorio es que lo veo como una lista de tareas pendientes. Entonces, todos los archivos sin categorizar van allí y tengo que moverlos cuando tenga tiempo.

Answer 8

No los almacene en su escritorio. Sé acerca de las computadoras con Windows, pero esto se aplica a todos los sistemas operativos.
Abra el explorador, verá sus unidades, como c: \, d: \
Creo que su unidad de casa se encuentra en c: \.
Busque una carpeta llamada mis documentos.
Ahí es donde puede almacenar sus archivos, junto con las carpetas en las que están.

Answer 9

Cuando tiene muchos archivos, no los almacene en el escritorio, sino que los almacene en una carpeta separada en documentos o etc. Nómbralos como estudio o nombre relevante.
En esos creas subcarpetas y categoriza en función del nombre del proyecto. Y cree una subcarpeta en aquellos con fecha específica o tema relacionado con ese proyecto.
Crear esto hará que su sistema se vea limpio y se organizará para que no tenga ningún problema en la administración.