Este es un proceso que he desarrollado a lo largo de los años, que he denominado “Evaluación de la situación”, y que he puesto a disposición en mi libro (publicado a principios de 2016) “Chaos to Success”. Si trabajas en todo aquí, eso te ayudará a tener éxito en tu nuevo proyecto.
Evaluación situacional
Si analiza las preguntas aquí, obtendrá información valiosa sobre la salud y las debilidades del proyecto y obtendrá algunas ideas concretas sobre cómo puede mejorar las cosas. ¡Podrías convertirte en la estrella que convirtió el proyecto del caos al éxito!
¿Dónde estoy? Evaluación situacional
- Tengo 54 años con una licenciatura en tecnología de la información pero no tengo conocimientos técnicos. ¿Hay empresas que me contraten?
- Tengo 16 años, estoy interesado en ser administrador de sistemas y me gustaría vender mis servicios a compañías locales. ¿Dónde empiezo?
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Al ingresar a un nuevo programa, proyecto, iniciativa o compromiso, determine el estado de la actividad.
¿Está clara la definición de compromiso? ¿Existe un estatuto, una visión o algo similar, bien comunicado, que defina el alcance, el propósito, los objetivos y las limitaciones del compromiso?
¿Cuáles son los rasgos clave del modelo de negocio?
¿Cuál es la salud del negocio y las iniciativas que se están ejecutando dentro de él? (Las medidas pueden incluir a tiempo, presupuesto, calidad, relación con el cliente y moral del equipo).
Si no hay documentación clara que responda a estas preguntas, escríbala, no War and Peace, sino un resumen de una página de lo que cree que son las respuestas.
Pídales a los gerentes y a algunos de los líderes del equipo que revisen y critiquen su resumen. Mejorará su comprensión y descubrirá que ha creado un recurso valioso que podría usarse una y otra vez.
También es posible que despierte un nido de avispas si varias partes del equipo tienen diferentes puntos de vista con respecto a la organización. Sin embargo, es mejor que lo descubran ahora que en un año en que el negocio fracasa debido a que el estatuto básico no estaba claro.
¿Quienes somos? ¿Estamos todos aquí? Evaluación del equipo
¿Están presentes todos los roles clave requeridos y están llenos de recursos competentes? La siguiente es una lista de roles clave aplicables en un equipo de implementación de tecnología de la información (TI). Los títulos y la división de roles variarán de acuerdo con la naturaleza de cada iniciativa y el alcance de la organización que está administrando.
- Gerente de proyecto
- Arquitecto jefe
- Analista líder de negocios
- Implementador principal
- Probador de plomo
- Rol de garantía de calidad (QA)
Una sola persona puede tener más de uno de estos roles en una iniciativa determinada; sin embargo, es preferible una delimitación clara y distinta de los roles.
Además, se deben identificar los roles clave de las partes interesadas y clientes, y se debe nombrar a las personas en esos roles. En los proyectos Scrum, por ejemplo, el rol clave del cliente es el propietario del producto, la persona que posee y tiene la última palabra sobre los requisitos y su prioridad relativa.
¿Qué sabemos? Evaluación del conocimiento
¿Cuál es el nivel existente de conocimiento definido en los dominios de modelado?
Modelo de empresa / negocio (personas y proceso)
Sistema
Identifique explícitamente qué es esa información, regístrela y haga una evaluación inicial de la calidad / utilidad.
Ambos dominios son importantes y deben modelarse y documentarse al menos a nivel de resumen.
Para ilustrar la importancia de los dominios del negocio y del sistema, un proyecto con requisitos del sistema modelados con un gran nivel de detalle puede resultar en un producto bien definido y bien construido; sin embargo, sin el modelo empresarial, ese producto puede adaptarse muy mal a las necesidades comerciales reales, lo que resulta en una baja satisfacción del cliente con el producto entregado, incluso aunque se haya entregado sin defectos en contra de las especificaciones.
Si nunca ha escuchado a un cliente decir: “Entregó exactamente lo que pedí, pero no lo que necesitaba”, entonces, por suerte, ha evitado este escenario hasta ahora.
¿Qué estoy haciendo aquí? Evaluación de la expectativa de rol
¿Cuáles son las expectativas que sus clientes, superiores, compañeros, subordinados y otras partes interesadas tienen para su rol?
Las expectativas de la gente sobre su rol pueden variar ampliamente según su experiencia pasada, los artículos que hayan leído, las necesidades específicas de la organización y muchos otros factores. Sería prudente identificar algunas partes interesadas clave y preguntarles exactamente en qué esperan que contribuya su rol en los próximos treinta, sesenta y noventa días, así como de uno a cinco años.
Si encuentra que las expectativas van más allá de su rol como lo entiende, considere cuidadosamente si tiene las habilidades para operar en esos dominios adicionales. Si no es así, identifíquelo temprano y defina estrategias para abordar cualquier brecha. Por lo general, esto implicará identificar y designar a otros miembros de su equipo que tratarán esos vacíos.
¿Cuál es nuestro enfoque para hacer este trabajo? Método de selección
Si no se ha seleccionado e implementado explícitamente una metodología de gestión, haga su propia evaluación de la metodología que mejor se adapte al entorno empresarial.
Debe hacer un juicio sobre la mejor metodología para implementar desde su perspectiva e implementarla. Esto dependerá de su propio conocimiento y experiencia.
En los ejemplos basados en proyectos, los enfoques tradicionales en cascada / estructurados lineales son comunes. Los métodos Lean / Agile (iterativos e incrementales) como Scrum y XP pueden reemplazar o incorporarse o envolverse alrededor de algunos de los enfoques más tradicionales.
¿Porque es esto importante? Las partes interesadas de negocios son cada vez más sofisticadas cuando se trata de expectativas de madurez del proceso. Si no se identifica e implementa algún tipo de proceso reconocido, incluso un proceso liviano, equivale a negligencia y le brinda a usted y a su equipo de liderazgo un pequeño recurso si la empresa comienza a desviarse de los parámetros de rendimiento esperados. El proceso no tiene que ser oneroso, puede ser relativamente liviano, pero debe ser adecuado para el propósito de acuerdo con el tamaño, el valor y la criticidad del negocio y cualquier iniciativa asociada.
¿Estamos aplicando las herramientas de la manera más efectiva? Metodología de personalización y puesta a punto.
La metodología seleccionada en el punto anterior debe personalizarse para el negocio específico.
Se debe determinar el conjunto mínimo de documentación que respalda los objetivos comerciales establecidos. El conjunto correcto es aquel en el que la documentación adicional consume más tiempo por poco valor adicional, mientras que un menor número de documentos no definiría ni apoyaría adecuadamente los objetivos comerciales.
¿Cuáles son los mayores peligros y cómo los estamos abordando? Riesgos, acciones, problemas y dependencias (RAID)
Determine todos los riesgos, problemas y dependencias en vuelo que afectan al negocio y las acciones implementadas para administrarlos y abordarlos.
Si no existe un enfoque formal o existente para administrar estas cuatro categorías clave de información, ¡implemente una!