En la gestión de proyectos, ¿cuál es la forma más efectiva de comunicar las lecciones aprendidas?

Es cierto que los equipos de proyectos tienden a cometer los mismos errores que se han cometido anteriormente. Parte del problema es que cada proyecto es, a veces pequeño, pero a menudo en gran medida, único y diferente de los esfuerzos anteriores.

A pesar de esto, hay un valor significativo en el aprendizaje de proyectos previos. Lamentablemente hay grandes barreras para este proceso:

1: los equipos de proyectos suelen ser preciosos con la verdad. No les gusta decirles a todos lo que hicieron un lío con su proyecto y prefieren explicar cómo los factores impredecibles les causaron problemas insuperables, muchos de los cuales superaron.

2: mientras que los sistemas de lecciones aprendidas a menudo se usan para registrar cómo se desarrollaron los proyectos en el pasado, rara vez se usan para ayudar a proyectos futuros que están por comenzar. No sé qué es esto, pero quizás el punto (1) es parte del problema.

Las originaciones que han hecho que las lecciones aprendidas funcionen bien tienen un número relativamente grande de proyectos similares. Registre lo que realmente sucede en cada proyecto y use esto para ayudar a planificar el trabajo futuro, a menudo usando un análisis estadístico para ayudar.

Una oficina de proyectos independiente puede ayudar a transferir el conocimiento de un proyecto a otro.

La manera más efectiva es y siempre ha sido los informes de “acción posterior” tal como fueron desarrollados por el Ejército de los EE. UU. Durante una nueva fase de desarrollo de trabajo en mi empresa, mi equipo regresó a la oficina 30 minutos más temprano cada día para que pudiéramos discutir lo que se aprendió, lo que significaba y cómo el equipo debería manejar las situaciones futuras. Esto logró varios objetivos.

  1. Una lección aprendida por uno fue aprendida por todos.
  2. Hicieron sentido de la lección como un equipo y
  3. Se acordó un plan para la futura implementación de roles de trabajo.

Esto continuó hasta que el equipo tenía el hábito de compartir información crítica entre ellos, momento en el cual me retiré y permití que esto se convirtiera en parte de los deberes de rutina.

No por un correo electrónico enviado inmediatamente después de la conclusión del proyecto, eso se pierde en un mar de correos electrónicos y, básicamente, a nadie le importa en esa etapa.

Yo diría que la mejor manera es reunirse antes de embarcarse en un nuevo proyecto, traer las lecciones aprendidas de la última vez y acordar tácticas para mitigar el riesgo en este tiempo para cada lección registrada.

Organizar la reunión

Discuta temas sobre lo que salió bien y no bien.

Revisa la opinión del equipo sobre eso.

Sesión de lluvia de ideas

Documentar esas cuestiones

Motiva a tu equipo.