¿Qué es la Matriz de prioridad de acción y cómo puedo diferenciar mis tareas?

Ya sea que se trate de ideas brillantes, oportunidades emocionantes o posibilidades interesantes, la mayoría de nosotros tenemos muchas más actividades en nuestras “listas de deseos” que el tiempo disponible para trabajar en ellas.

Al elegir las actividades de manera inteligente, podemos aprovechar al máximo nuestro tiempo y oportunidades. Sin embargo, al elegir mal, podemos atascarnos en proyectos que agotan el tiempo y de bajo rendimiento y que nos impiden avanzar.

Aquí es donde una “Matriz de prioridad de acción” puede ser útil. Estos sencillos diagramas lo ayudan a elegir las actividades que debe priorizar y las que debe evitar, si desea aprovechar al máximo su tiempo y oportunidades.

Sobre la herramienta

Las matrices de prioridad de acción * (ver figura 1, a continuación) le muestran cómo priorizar las actividades para aprovechar al máximo su tiempo, energía y talento.

Esto es útil, porque rara vez tenemos tiempo para completar todas las tareas y proyectos en nuestras listas de deseos. Cuando usamos la matriz para elegir las actividades de manera inteligente, podemos dedicar más tiempo a las actividades de alto valor que nos hacen avanzar.

También podemos soltar tareas que aportan poco.

Figura 1 – La matriz de prioridad de acción

Para usar la matriz, puntúa las tareas basándose primero en su impacto y, segundo, en el esfuerzo necesario para completarlas.

A continuación, utiliza sus puntuaciones para trazar estas actividades en uno de los cuatro cuadrantes:

Ganancias rápidas (alto impacto, bajo esfuerzo)

Las ganancias rápidas son los proyectos más atractivos, porque le brindan un buen rendimiento por un esfuerzo relativamente pequeño. Enfócate en estos tanto como puedas.

Grandes Proyectos (Alto Impacto, Alto Esfuerzo)

Los grandes proyectos dan buenos resultados, pero llevan mucho tiempo. Esto significa que un gran proyecto puede “desplazar” muchas ganancias rápidas.

Relleno (bajo impacto, bajo esfuerzo)

No se preocupe demasiado por hacer estas actividades: si tiene tiempo libre, hágalas, pero déjelos o delegue si aparece algo mejor.

Tareas ingratas (bajo impacto, alto esfuerzo)

Intenta evitar estas actividades. No solo ofrecen pocas ganancias, sino que también absorben el tiempo que debería usar en las ganancias rápidas.

Propina:

Una vez que comprenda los principios detrás de la Matriz de Prioridad de Acción, probablemente encontrará que la aplica de manera rápida e intuitiva a nuevas tareas y proyectos.

Cómo utilizar la herramienta

Para usar la Matriz de prioridad de acción, descargue nuestra hoja de trabajo y luego siga estos pasos:

Paso 1

Enumere las actividades principales que desea o necesita completar.

Paso 2

Puntúelos en el impacto (de, digamos, 0 para ningún impacto a 10 para el impacto máximo), y en el esfuerzo involucrado (de, digamos, 0 para ningún esfuerzo real a 10 para un esfuerzo mayor).

Paso 3

Grafique las actividades en la Matriz de prioridades de acción, en función de sus puntuaciones.

Etapa 4

Priorice apropiadamente, y delegue o elimine actividades de bajo impacto.

Propina:

Usa el sentido común para interpretar las líneas que separan los cuatro cuadrantes. Después de todo, solo hay una pequeña diferencia entre una actividad de impacto 4.9 definida como una “tarea ingrata” y una tarea de impacto 5.1 definida como un “proyecto importante”.

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