Gestión de proyectos: en la planificación de cada proyecto, ¿cuáles son los documentos y planes más importantes para hacer?

Answer 1

PMI es genial, pero eso puede ser una inmersión bastante profunda en el meollo de la gestión de proyectos. Si está buscando una introducción rápida o una descripción general de las mejores prácticas de planificación de proyectos, escribí algunos artículos sobre exactamente ese tema para mi empresa (creamos un software de gestión de proyectos: cuando esté listo para comenzar a planificar su próximo proyecto, tome una ¡mire nuestro gráfico interactivo de Gantt!) Aquí encontrará una introducción paso a paso sobre la planificación del proyecto, desde reunirse con las partes interesadas y establecer objetivos del proyecto hasta realizar una evaluación de riesgos y más. Los enlaces a las plantillas también se incluyen: Conceptos básicos de la gestión de proyectos: 6 pasos para un plan de proyecto infalible

Y aquí hay una infografía que cubre los 10 elementos esenciales de un buen plan de proyecto, para que sepa qué necesitará incluir: 10 elementos esenciales para el plan de proyecto perfecto (Infografía)

Espero que estos recursos te ayuden, y buena suerte!

Answer 2

Voy a restringir mi respuesta a Planificación ya que eso es lo que dice la pregunta.
Los documentos más importantes son:

1. el contrato
2. Lista de materiales (o Alcance del trabajo si se trata de algo distinto a la construcción)
3. Presupuesto
4. Dibujos, planos, planos, …
5. Cualquier estudio o análisis disponible (geotécnico, demográfico, etc.)

Lo anterior fue similar a ‘entradas’. Los siguientes son documentos importantes que serán el ‘resultado’;

1. WBS (Estructura de Desglose del Trabajo)
2. Hitos importantes
3. Cronograma del proyecto
4. Ruta crítica (es decir, actividades críticas)
5. Ruta más larga (está ganando más popularidad en comparación con la ruta crítica)
6. Registro de riesgos / Análisis de riesgos
7. Plan de adquisiciones
8. Plan de mano de obra (histograma / requisitos de movilización / etc.)
9. Otros recursos (maquinaria / materiales / etc.)
10. Flujo de fondos
11. Proyecciones de progreso (curvas S / lookaheads a corto plazo / etc.)

No es necesario que todo lo anterior sea aplicable en todos los casos.

Answer 3

Todas las respuestas anteriores han asumido que el proyecto sigue un modelo tradicional de gestión de proyectos impulsado por un plan (lo que muchas personas llaman libremente “Cascada”) y que la creación de documentos y planes es fundamental para el éxito del proyecto. Me gustaría sugerir una visión más amplia …

El hecho más importante a considerar en cualquier proyecto es el nivel de incertidumbre en el proyecto porque eso determinará qué modelo de gestión de proyectos es el más apropiado para el proyecto. En el mundo de hoy, ya no podemos asumir que podemos adaptar a la fuerza todos los proyectos a un modelo de gestión de proyectos tradicional que requiere un gran uso de documentos y está muy orientado a los planes. En su lugar, debe ir en la otra dirección y ajustar el modelo de gestión del proyecto a la naturaleza del proyecto.

Por esa razón, es imposible generalizar una respuesta de lo que “el documento y plan más importante es para un proyecto” que se aplicaría a todos los proyectos. Documentos y planes pueden no ser importantes para el proyecto en absoluto.

Answer 4

Cualquier proyecto que necesite ser ejecutado tiene que ser planeado. Cualquier tarea que se haya iniciado sin la debida planificación y la debida diligencia es casi siempre un fracaso. Entonces, como gerente de proyecto responsable, debe planificar su proyecto correctamente para garantizar que su bebé sea un éxito. Después de todo, ¿qué gerente de proyecto quiere dedicar meses de su tiempo a una causa fallida? Al menos, yo no …

¿Cuáles son las fases involucradas en la planificación de proyectos?

La planificación del proyecto implica 4 fases importantes. Son:

1. Planificación del alcance del proyecto
2. Planificación de los recursos del proyecto
3. Planificando el cronograma del proyecto
4. Planificación de la Calidad y Gestión de Riesgos.

Cada una de estas 4 fases es igualmente importante y tiene un impacto significativo en el éxito del proyecto.

Como Gerentes de Proyecto, debemos hacer un esfuerzo dedicado para planificar cada una de estas fases y, como se espera, el examen PMP cubre cada una de ellas en profundidad.

Fuentes:
Capítulo 25: Introducción a la planificación de proyectos
Capítulo 26: Desarrollo del Plan de Gestión de Proyectos.

Para un proyecto de TI, la variable más grande en mi experiencia es el alcance. Incluso si planifica ampliamente y finaliza el mejor calendario posible, si el alcance cambia, todo su plan podría descarrilarse. Por lo tanto, la gestión de alcance es muy importante. Si sientes que la gestión del alcance no es importante, imagina esto:

Digamos que usted comenzó un proyecto para entregar un sitio web de banca en línea para el ABC Bank y está en desarrollo durante 6 meses. La fecha de inicio de la actividad es de 12 semanas y el cliente desea incluir la información de la tarjeta de crédito en el sitio web. Esto no fue parte de las estimaciones iniciales y el alcance.
Desafortunadamente, su gerente de proyecto aceptó esto porque quería complacer al cliente.
Ahora piensa qué te pasará a ti y a tus compañeros de equipo? Todos estarán sumidos en un trabajo inesperado y las próximas 12 semanas serán los días de trabajo más miserables de su vida, y solo si logra entregar el proyecto al cliente. Si no lo haces, entonces solo va a empeorar …
Si su gerente de proyecto hubiera puesto su pie y dicho, los detalles de la tarjeta de crédito no formaban parte del alcance y estimación iniciales y un cambio de esta magnitud no se puede abordar en tan poco tiempo de 12 semanas, imagine el escenario …

¿Ahora tienes la idea de por qué la gestión del alcance es importante?

Fuente: Conviértete en un administrador de proyectos certificado

Answer 5

El IM es asombroso, sin embargo, puede ser una verdadera inmersión en lo esencial de la administración de empresas. En caso de que esté buscando una presentación enérgica o un resumen de la empresa para organizar las mejores prácticas, compuse un par de artículos sobre precisamente ese tema para mi organización (hacemos programación de administración de empresas, cuando esté preparado para comenzar a organizar su próxima tarea, ¡Investigue nuestro diagrama inteligente de Gantt!) Aquí descubrirá una presentación bien ordenada sobre la organización de la empresa, desde la reunión con los socios y la definición de los objetivos de la empresa hasta la evaluación de peligros y el cielo es el límite desde allí. Las conexiones a los diseños también se incorporan: Conceptos básicos de gestión de proyectos: 6 pasos para un plan de proyecto infalible

Además, aquí hay una infografía que cubre los 10 componentes fundamentales de un acuerdo de empresa decente, para que comprenda lo que tendrá que incluir: 10 elementos esenciales para el plan de proyecto perfecto (infografía)

Answer 6

Específicamente eso depende de la metodología del proyecto que estés usando. Cada uno tiene enfoques y terminología ligeramente diferentes; la especificación de los requisitos del negocio, el atraso del producto, el desglose del trabajo, etc. son sabores de esencialmente un documento que dice lo que entregará.

En general, tener documentos que digan a todos los involucrados:
1 Lo que estás tratando de entregar.
2 Lo que está dentro / fuera del alcance (no olvide la parte ‘fuera’)
3 Quién está involucrado y en qué capacidad; partes interesadas, usuarios, equipo de proyecto, etc.
4 Qué sucederá, en qué orden, con las dependencias.

Entiendes la idea: produce, de la manera más simple posible, lo que necesites para responder los tipos de preguntas “qué, cómo, con quién”.

Answer 7

Creo que esto será muy útil:
Cómo planificar un proyecto – 5 sencillos pasos
Libro blanco gratuito sobre planificación de proyectos –
Cómo iniciar y finalizar un proyecto ‘No-Fail’: Parte III – Planificación para el éxito