Explicaré mi proceso para actualizar y clasificar las tareas a lo largo del día en el trabajo.
Las herramientas:
Cuaderno 1: 1 para tareas “estratégicas” (tareas que son fundamentales para la descripción de mi trabajo, proyectos a largo plazo, tareas transformadoras)
Cuaderno 2: donde encierro las tareas de extinción de incendios, las solicitudes y las tareas que son más operativas y cotidianas.
Los colores:
Rojo – la prioridad más alta
Verde – Prioridad media
Azul – Baja prioridad
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Cada vez que recuerdo algo / recibo una nueva solicitud, se anota en uno de los cuadernos.
Cada tarea que se escribe tiene 3 características básicas: descripciones, tiempo estimado para completar y tiempo real para completar
El proceso:
Cada 2 horas, reviso mi cuaderno y evalúo mi progreso. Taché las tareas completadas e ingresé la hora real para completar las tareas que hice.
Los beneficios:
1- Me ayuda a mantenerme al tanto de mi trabajo: puedo negociar mejor los marcos de tiempo para cada nueva solicitud y, si siento que me estoy convirtiendo en un cuello de botella, puedo ofrecer a las personas a otros recursos.
2- Me da retroalimentación: si me tomó 2 horas hacer algo que pensé que me tomaría 5 minutos, trato de entender por qué. ¿Puedo ser más eficiente? ¿Hubo circunstancias atenuantes?
3- Sentido de logro y narrativa: me ayuda a “visualizar” mis contribuciones a la empresa, entender la dirección de mi progreso y ver cómo agrego valor en el panorama general. Lo más importante.