¿Por qué has probado y abandonado prácticas básicas de “mejor reunión”?

Answer 1

Declan Dunn tiene muchos puntos buenos en su respuesta. Otro problema que he encontrado es que para llevar a cabo reuniones bien, se necesita trabajo. Al final del día, alguien tiene que apoyar y realmente tomar buenas notas, rastrear los elementos de acción hasta el final, y ser el malo cuando los villanos de la reunión se hacen cargo (p. Ej., Acaparar la agenda, siempre llegan tarde, no se preocupen, etc).

Hemos hecho todo lo posible con www.LessMeeting.com para que las mejores prácticas se incorporen a la herramienta tanto como sea posible. Nuestra intención es que si utiliza la herramienta, a su vez, automáticamente comenzará a seguir las mejores prácticas. Sin embargo, una cosa que subestimamos es que al final del día, la gente todavía debe hacer el esfuerzo.

Como resultado, encontramos que cuando las personas se dan cuenta de que todavía tienen que trabajar arduamente para que las reuniones sean efectivas (conscientemente o no), comienzan a abandonar el intento de implementar las mejores prácticas porque no ven el beneficio directo.

Answer 2

La respuesta es simple; la culpa no radica en las prácticas de “mejor reunión”, sino en el concepto y la facilidad de uso de “reuniones” en general.

¿Por qué se necesitan reuniones?

Las reuniones aburridas y repetitivas con poca participación agotan a la empresa y, como otros, descubrimos que la naturaleza dinámica de la comunicación era la “mejor práctica”, no la reunión en sí misma, que generalmente superaba su valor después de aproximadamente 3 reuniones …

Si las personas entran a una reunión con poca participación y poca intención, combinada con una baja recompensa por participar realmente y hacerlo bien, las reuniones se vuelven repetitivas y aburridas. La interacción humana no debe ser esperada, debe ser ganada.

Cuando tienes una cultura de reunión, las personas terminan en muchas reuniones y no hacen las cosas, como hemos encontrado, no importa cuál sea la “Mejor Práctica”.

Intentamos crear “Mejores prácticas” y descubrimos que el problema era la reunión en sí y lo que se logró.

Lo que era una mejor práctica a menudo era mejor para ese día y / o proyecto involucrado –

– Dependiendo de una combinación de objetivos claros para todos en la sala (buena suerte con eso), la importancia de la reunión para todos en esa sala, la participación (y si la gente no está involucrada, ¿por qué están en la sala?).

– A veces, el atractivo sexual del proyecto en particular hizo que las personas se comprometieran, de nuevo no era tanto una práctica como la naturaleza de la reunión, y un uso centrado del tiempo en la discusión, más que solo conferencias y presentaciones.

Menos reuniones ayudaron a hacer que las reuniones que tenemos aumenten en importancia percibida, lo que es clave para mí, para que una reunión valga la pena … todos deben participar, o no deben estar en la sala, y puede hacer mucho más con IM y correos electrónicos, e incluso cosas como microblogging como Yammer o SocialCast con la integración adecuada a la empresa y la cultura.

En general, tratar de mejorar las “Reuniones” (advertencia: esto también fue para una empresa de comercio impulsada por Internet, bastante nueva en su cultura y prácticas) se convirtió en una pérdida de tiempo, ya que las Reuniones fueron inconsistentes en términos de su impacto en todo el mundo. habitación que tenía mejores cosas que hacer que reunirse y detener lo que estaban haciendo … fue una interrupción, no un beneficio, para las personas en la habitación.

Al igual que las personas en Paypal que se encuentran a una escala mucho mayor, el correo electrónico y la mensajería instantánea funcionaron mejor que las reuniones, y con el advenimiento de los sistemas / redes sociales de CMS utilizados por muchas personas como Cisco, las reuniones parecen una solución estática para un problema continuo. Necesitamos respuestas rápidas y acceso a la persona con la respuesta, en lugar de sentarnos en una sala escuchando a algunas personas hablar (otra debilidad de las reuniones: la democracia en las reuniones tiende a ser muy totalitaria en la ejecución … 😉

Esta es una gran respuesta, IMHO, a la visión de Paypal de las reuniones en Quora y comparte mucho con mi propia experiencia en un nivel más específico …
¿Por qué David Sacks reprimió las reuniones en PayPal?

Answer 3

Uno de los problemas que he visto constantemente con la productividad de las reuniones es que las reuniones a menudo son controladas por los extrovertidos en la sala, incluso si no tienen las mejores ideas. Las voces dominantes empujarán las reuniones a temas particulares en los que estén interesados ​​o sus ideas dominarán la discusión porque otros no tienen la oportunidad de hablar.

He usado software como Attentiv para ayudar con ese problema. Permite que las personas que son un poco más introvertidas compartan sus ideas con el grupo, incluso cuando otros pueden estar hablando y dominando la conversación. También nos ha ayudado a ahorrar tiempo, ya que puedo recibir comentarios de un grupo de 10 en solo unos segundos en lugar de tomarme el tiempo para recorrer la sala y dejar que cada uno comparta.

Como han mencionado otros, tener una agenda, notas de reuniones, hacer un seguimiento de los puntos de acción y mantener a las personas responsables hará que las reuniones sean más efectivas. Tomarse el tiempo para prepararse para una reunión con estos elementos hará que las reuniones sean más eficientes y tengan un mayor impacto en su organización.