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Lecciones claves
1. La delegación es una responsabilidad clave de la administración, no un lujo para ser empleado cuando tiene demasiado trabajo.
Las tareas importantes pueden y deben ser delegadas. Los gerentes que delegan de manera efectiva y regular no solo liberan tiempo para enfocarse en tareas de negocios críticas, también preparan a los equipos para que se conviertan en los mejores y futuros gerentes.
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2. La delegación ayuda a otros a desarrollar nuevas habilidades.
No todos los miembros del equipo estarán perfectamente calificados para el trabajo delegado; él o ella se convertirá en un mejor ejecutante debido a la delegación. Comience a delegar pequeñas tareas, establezca claramente sus expectativas, brinde comentarios regularmente y permita errores. Una vez que se sienta cómodo guiando a los miembros del equipo a través del proceso de delegación y una vez que se sientan más cómodos con las tareas que delegue, es hora de confiarles más responsabilidad.
3. Debes abordar tus propias barreras a la delegación.
La necesidad de control, el temor al fracaso y la falta de fe en las habilidades de su equipo crean obstáculos mentales que dificultan la delegación. Recordar su propia capacitación (y cómo aprendió de sus errores) lo ayudará a facilitar la delegación frecuente y efectiva. También es útil delegar tareas que no tienen fechas límite urgentes; Esto le brinda a su equipo la oportunidad de desempeñarse de manera autónoma en un entorno de bajo riesgo.
4. Enfocarse en los resultados, no en el proceso.
Cuando asigne una tarea, sea lo más específico posible sobre el resultado que está buscando y resista la tentación de especificar también cómo lograr ese resultado, incluso si sabe cómo llegar allí. Deje que el receptor desarrolle su propio enfoque y la persona se haga más responsable de la tarea y aprenda más rápido.
Cómo delegar una tarea
Los delegados principales van mucho más allá de “hacer esto” y “hacer eso”. Siga estos pasos para asegurarse de que sus informes directos respondan de manera efectiva una vez que entregue una tarea.
1. Definir la tarea.
Si no entiendes completamente una tarea, no puedes delegarla bien. Piense en los objetivos y plazos de la tarea, las habilidades necesarias para completar la tarea, cuánto tiempo puede llevar la tarea y qué criterios determinan el éxito.
2. Decida si la tarea debe ser delegada.
Como regla general, debes tratar de delegar tanto como sea posible. Pero algunas tareas de administración clave nunca deben delegarse, incluidas la contratación, el despido y las revisiones de desempeño. Además, no debe delegar una tarea si su jefe o un colega, por alguna razón, espera que usted maneje la tarea usted mismo. Y, por último, no puede delegar una tarea si requiere sus habilidades, conocimientos o autoridad únicos, a menos que pueda capacitar a otra persona para que desarrolle esa habilidad o conocimiento mientras él o ella completa la tarea.
3. Selecciona a quién delegar la tarea.
Para cada miembro de su equipo, pregúntese:
- ¿Tienen tiempo? ¿Sufrirán sus otras obligaciones?
- ¿Estarán interesados y motivados por la tarea?
- ¿Harán un buen trabajo? ¿Tienen las habilidades necesarias? ¿Cuánto entrenamiento sería requerido?
- ¿Son fiables? ¿Puedo permitirme un retraso?
- ¿Se beneficiarán de trabajar en esta tarea, aprendiendo una nueva habilidad, mejorando una vieja habilidad o ganando reconocimiento, o de alguna otra manera?
- ¿Trabajarán bien con las otras partes interesadas?
Con un poco de suerte, al menos uno de los miembros de su equipo cumplirá con todos o la mayoría de los criterios. Si nadie lo hace, intente desarrollar una lista de otras personas dentro o fuera de su organización que puedan ayudarlo. Hágase las mismas preguntas sobre ellos. Si aún no puede encontrar a nadie, probablemente tendrá que hacer la tarea usted mismo.
4. Presente la tarea y consiga el acuerdo inicial .
Si bien es posible que pueda pedir voluntarios o que se muestre en una reunión, lo más probable es que le esté pidiendo a alguien que haga la tarea directamente.
Trate de encuadrar el trabajo de una manera que atraiga a la persona. ¿Qué motiva a la persona? También asegúrese de hablar sobre cómo la tarea encaja en el panorama general y por qué es importante.
“Rachel, durante nuestra última reunión de desarrollo que mencionaste, te gustaría desarrollar tus habilidades interpersonales. Creo que tengo la oportunidad perfecta para ti. La empresa de marketing que contratamos la semana pasada está enviando a una de sus personas para que realice una revisión del producto. Es muy importante que obtengan la impresión correcta, ya que nombrarán a cada uno de nuestros productos en función de lo que aprendan. Me gustaría que usted sea su principal punto de contacto y les ayude a ponerse al día con la empresa. Estoy seguro de que harás un gran trabajo, y esta tarea te dará la oportunidad de probar algunas de las técnicas interpersonales que discutimos. ¿Estás interesado?”
Si la persona se niega, pregunte por qué. Es posible que puedan trabajar juntos para encontrar una buena solución.
5. Comunicar los detalles .
Después de presentar la tarea y obtener un acuerdo inicial, querrá comunicar cualquier información adicional, recursos y apoyo que la persona necesita para realizar la tarea, incluidos:
- Contexto adicional. “Así es como la tarea encaja en la imagen general …” Comprender la imagen grande ayudará al receptor a tomar mejores decisiones y compensaciones mientras completa la tarea.
- Fecha tope. “Me gustaría que esté completo para el próximo miércoles al mediodía, pero si eso no funciona, lo último que podría aceptar es el jueves a las 10 am” Darle cierta flexibilidad ayuda al receptor a planificar su trabajo más fácilmente.
- Prioridad relativa. “La importancia de esta tarea en relación con las otras cosas que te pedí que hagas es muy alta. Si se produce un empujón, puede retrasar el proyecto financiero “.
- Alcance. “Me gustaría que hagas un trabajo completo y te tomes un poco más de tiempo en lugar de la versión rápida y sucia”.
- Formato. “Me gustaría que me enviaras tus hallazgos en un documento de una sola página”.
- Recursos disponibles y autoridad. “Te estoy asignando un presupuesto de $ 2,000 para completar la tarea. Puede gastar eso como quiera y no necesita consultar conmigo primero. Además, Meghan en marketing trabajó en un proyecto similar el año pasado, por lo que es posible que desee consultar con ella si tiene sugerencias “.
- Gastos esperados. “Para que esta tarea se considere exitosa, estoy buscando …” Puede ser útil mostrar al destinatario ejemplos de trabajos terminados similares. Cuanto más claro pueda ser sobre el resultado esperado, más probable será que la persona llegue allí.
- Seguimiento y programación de puntos de control. “¿Podemos programar una reunión a mitad de camino para que pueda actualizarme y asegurarse de que estamos en camino?”
- Comprensión. “¿Tienes alguna pregunta sobre la tarea? Solo para asegurarnos de que estamos en la misma página, ¿podría resumir la tarea con sus propias palabras?
- Preocupaciones y peticiones. “¿Tiene alguna preocupación acerca de la tarea? ¿O alguna petición? ¿Cómo puedo ayudar?”
- Sus preferencias de comunicación. “Infórmeme inmediatamente por correo electrónico o teléfono cuando tenga preguntas o problemas. No dudes en ponerte en contacto. Estoy aqui para ayudar.”
6. Obtener un acuerdo claro sobre los entregables.
Apunta a una confirmación verbal clara. “Entonces, ¿puedo contar con usted para completar todas las compras y recibir la entrega del equipo antes del 2 de junio a las 4 pm?”
7. Monitoree pero no haga microgestión.
Use actualizaciones de progreso o software colaborativo, o simplemente visítenos para estar al tanto de cómo está avanzando la tarea. Pero no te involucres a menos que sea absolutamente necesario. Es saludable que su equipo cometa algunos errores, así es como aprenden las personas.
8. Proporcionar entrenamiento y comentarios si es necesario.
A veces su equipo puede necesitar ayuda adicional. Por ejemplo, si una persona está luchando para completar una tarea porque no tiene Excel, puede enviarla a un programa de capacitación, mostrarle las habilidades usted mismo o pedirle ayuda a otra persona. Si la tarea se está desviando del camino, intervenga con comentarios o haga preguntas abiertas que indiquen el camino. Por ejemplo, podría decir: “¿Cómo cree que podría hacer su punto principal más claramente en la presentación?”
9. Realizar una evaluación posterior a la delegación.
Siéntate para un 1 contra 1 o reúne a tu equipo una vez que el proyecto haya terminado. Pida a los miembros de su equipo que evalúen su desempeño y el suyo propio:
- “¿Cómo crees que fue el trabajo? ¿Por qué?”
- “¿Qué hubieras hecho diferente si te hubieran asignado este proyecto otra vez?”
- “¿Cómo podría haberte apoyado mejor durante este proceso?”