Cientos de sistemas DMS están actualmente en el mercado. Aunque la funcionalidad básica es similar, es importante considerar varios factores antes de elegir o actualizar a un sistema DMS. Estos elementos son importantes porque afectarán de forma inherente el uso y la confianza que los empleados tienen en un sistema DMS. Los empleados que confían en el sistema DMS para guardar, recuperar y administrar la documentación de manera fácil, rápida y confiable serán más aptos para usar y adoptar el sistema. Algunos sistemas DMS fueron diseñados con un enfoque en una industria o profesión. Estos sistemas DMS tienen características y funcionalidades adicionales específicamente relacionadas con esa industria. Otros DMS son más amplios y pueden usarse con cualquier profesión y / o industria y personalizarse en consecuencia.
Algunas cuestiones clave a considerar antes de comprar un El sistema de gestión de documentos incluye lo siguiente:
· Tamaño del sistema requerido . Determine cuánto almacenamiento de archivos utiliza actualmente su organización en el servidor. Si es posible, haga una fecha de los datos en el disco duro y determine en un período de un año la cantidad de datos acumulados. Esto le ayudará a determinar la cantidad de almacenamiento que se necesitará anualmente.
· Funcionalidad de escaneo . Es importante tener opciones de escaneo robustas cuando se mueva hacia una oficina sin papel. Encueste a los empleados para determinar qué tipos de documentos y la frecuencia con la que los empleados escanean los datos. Una vez que se escanean los datos, determine si los empleados necesitan que los datos se conviertan a otros formatos más allá del PDF estándar.
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· Funcionalidad de búsqueda . La funcionalidad de búsqueda es probablemente uno de los aspectos más importantes a considerar al elegir un sistema DMS. Este es un elemento clave para encontrar y recuperar datos rápidamente. Es importante tener la capacidad de buscar por múltiples campos, como palabras clave, fecha de creación, autor, etc. Asegúrese de que el sistema sea rápido y pueda mostrar los resultados en 5-10 segundos. Tener una sólida funcionalidad de búsqueda genera confianza con el sistema, y los empleados tendrán la tendencia de adoptar el sistema más rápidamente.
· Facilidad de uso y formación del usuario . Cualquier software nuevo en una organización requiere la capacitación del personal. Asegúrese de que el sistema DMS sea fácil de usar e intuitivo para los empleados no relacionados con TI. Involucre a algunos empleados para probar el sistema DMS propuesto y observe la facilidad de navegación del sistema. Asegúrese de preguntar sobre el tipo y el costo de los programas de capacitación que ofrece el proveedor.
· Permisos . Para garantizar que los datos confidenciales estén seguros, será importante comprender la función de los derechos de acceso dentro del sistema. Idealmente, el sistema debe permitir al autor del documento la capacidad de otorgar permiso al nivel de trabajo apropiado y / o a individuos específicos.