Me hacen esta pregunta todo el tiempo, principalmente por personas que están buscando trabajo. Por lo tanto, tengo una respuesta bastante enlatada a la pregunta. Uso QuickBooks básicamente todos los días y desde 2008. Pero la verdad es que las preguntas como esta son difíciles de responder porque el estilo de aprendizaje de cada persona es diferente.
El primer día, nunca había usado QuickBooks antes. Tenía dos “mentores” que se suponía que me enseñaran QuickBooks. El problema es que ninguno de ellos realmente conocía QuickBooks. Pasé mucho tiempo entre tareas simplemente aprendiendo el software. Superé a mis dos mentores en 2 semanas. He conocido a mucha gente en contabilidad y contabilidad desde entonces, y diría que muy pocos de ellos conocen QuickBooks tan bien como yo. He conocido a muchos que han desarrollado una carrera en el uso de QuickBooks con tanta habilidad como tuve después de las primeras dos semanas.
Vamos a hablar de los requisitos previos. Debe tener alfabetización (no necesariamente fluidez) tanto en contabilidad como en computadoras. Debes conocer los débitos y créditos. Debe conocer los conceptos básicos de ingresos, gastos, activos, pasivos y patrimonio. Y debe saber cómo se comportan estas funciones en una hoja de balance y ganancias y pérdidas. Pero, también necesita saber habilidades informáticas básicas. Debe saber la diferencia, al menos en el nivel de usuario superficial, entre una hoja de cálculo y una base de datos. Al menos para las ediciones de escritorio de QuickBooks, debe conocer la diferencia entre un programa de base de datos y un archivo de base de datos. Debe poder navegar en su computadora y encontrar archivos, como usar el Explorador de archivos de Windows. Si está trabajando con QuickBooks Online, entonces familiarizarse con el funcionamiento de un navegador de Internet debería ser suficiente conocimiento de la computadora. Personalmente, trabajo con ambos todos los días. Si dominas estos elementos con fluidez antes de comenzar, probablemente recogerás todo lo demás muy rápidamente.
En QuickBooks, tendrá que aprender sobre el plan de cuentas, artículos, tipos de transacciones, clases e informes. Cada software de contabilidad tiene un plan de cuentas. QuickBooks tiene su propia jerga basada en la jerga del mundo contable, pero más específica. Por ejemplo, si alguien dice “factura” o “factura”, esos términos son relativamente intercambiables en cualquier otro lugar. Pero en QuickBooks, una factura es un término A / R y una factura es un término A / P. Puedes tomar una clase o leer el manual. Mi secreto para aprender es simplemente practicar con él y trabajar con él hasta que haga lo que usted quiere.
- ¿Cuál es la cosa más inspiradora que aprendiste, pero desearías haber aprendido cuando eras mucho más joven?
- ¿El aprendizaje agota la mente?
- Como dominar algo
- ¿Cuál es la mejor manera de diagnosticar algoritmos de aprendizaje automático?
- Cómo aprender a no congelarse en una situación peligrosa.
Por ejemplo, el primer día, no sabía qué era un “recibo de compra”. Sabía que este era un tipo de transacción de QuickBooks, pero quería saber qué hacía en QuickBooks. Entonces, abrí tres ventanas. Una cuenta de resultados, un balance y un nuevo recibo de compra. Comencé una transacción de muestra que estaba fuera del intervalo de fechas actual (por ejemplo, el 15 de julio de 2050), ajusté mis P&L y el Balance general para coincidir, e ingresé y guardé una transacción. Entonces vi el informe. Aumentó los ingresos (que es un crédito) y aumenta el activo de fondos no depositados (que es un débito). Luego me mudé a otra cosa. Es útil tener un archivo de muestra limpio para ver lo que otros hicieron antes. Eventualmente, recogerás el patrón. Facturas crédito ingresos y débito A / R. Pagos de crédito A / R y débitos “fondos no depositados”. Los depósitos acreditan “fondos no depositados” y se cargan al banco. Los recibos de ventas combinan las facturas y los pagos (eliminando la deudor). Facturas de crédito pasivo y gastos de débito. Los pagos de facturas debitan los pasivos y el crédito al banco.
Aprender a usar los informes correctamente ayudará mucho. Esto es simplemente una cuestión de tomarse el tiempo para ir a través de cada uno. Modificar informe y empezar a manipular los filtros. Así es como aprendí.
Casi todo lo demás es una especie de módulo adicional, y tienes que dedicar tiempo a aprenderlos. QuickBooks Desktop tiene un centro de fuentes bancarias y QuickBooks en línea tiene “Transacciones”. Cada una tiene su propio módulo de nómina que requiere configuración. Conocer los procedimientos de nómina en su estado ayudará mucho con esto. Algunos vendrán a gustar, y otros tal vez no. Por ejemplo, en el escritorio, resulta que no me gusta el Centro de informes o el complemento de “QuickBooks Statement Writer”. Ambos hacen que la creación de informes consuma más tiempo y no menos. (Escribí un script en AutoHotkey que hace informes para mí). En QuickBooks Online, hay mucho que no me gusta. Por ejemplo, el ejemplo que le proporcioné anteriormente donde abre tres ventanas no se puede hacer en QuickBooks Online sin la versión del contador. Hay un pequeño icono de maletín que le permite abrir una “nueva ventana”. Si intenta abrir una nueva pestaña sin ella, es probable que deje de responder. Además, en QuickBooks Online, es básicamente imposible ver el “historial de transacciones”, la conexión entre una factura, el pago y el depósito, o la conexión entre una factura y el pago de una factura. Tengo una diatriba contra QuickBooks Online, pero me detendré aquí.
Al final del día, QuickBooks es solo una pieza de software con un manual. Miles de personas lo usan. No es más difícil que aprender algo más. Si lo necesitas, te tomarás tiempo para aprenderlo.
