¿Cómo se hace para organizar una RFP para elegir un socio de TI estratégico que abarque múltiples servicios y proyectos?

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¡Hola! Esta es una muy buena pregunta. Las RFP y todo el proceso de solicitud de propuesta son obligatorios para seleccionar un socio de TI estratégico, especialmente si va a participar con ellos en más de un proyecto.

En primer lugar, mi consejo será leer nuestro artículo.

“ Cómo escribir una plantilla de RFP y RFP para el desarrollo de software ”

Como una empresa de desarrollo de software personalizado, estamos trabajando con docenas de solicitudes de propuestas (RFP) cada mes. Existek realizó el estudio de cómo alguien debe abordar la solicitud por escrito. Además, allí puede descargar el documento de plantilla RFP de 19 páginas con recomendaciones y pautas diseñadas especialmente para el proyecto de desarrollo de software .

Aquí está la lista de contenidos de este artículo:

* Qué es una RFP, cómo se usa y por qué es importante

* ¿Quién debería escribir un RFP?

* Formato RFP para proyectos de desarrollo de software.

* ¿Qué debería estar en una RFP para proyectos de desarrollo de software?

* Carta de interés

A continuación, encontrará algunas extracciones de este material que me parecieron adecuadas para su caso teniendo en cuenta que está seleccionando al socio para múltiples compromisos estratégicos largos.

FORMATO RFP PARA PROYECTOS DE SOFTWARE

Cuando hablamos de la RFP para un proyecto de software, algunas preguntas específicas deberían estar allí. Un error común es que el desarrollo de software personalizado a veces se trata como una compra en lugar de un servicio. De hecho, esto será el trabajo y la colaboración día a día entre equipos externos e internos. Si no tiene la experiencia o el tiempo para controlar el proceso por sí mismo, muchos proveedores ofrecen un servicio de desarrollo de ciclo completo. Su tarea aquí es obtener información sobre si el proveedor potencial ya ha brindado servicios similares a otra persona.

No se trata de obtener y comparar ofertas. Más bien, se trata de obtener la mayor cantidad de información posible sobre la compañía de desarrollo de software. Póngase en contacto con los proveedores y descubra cuál de ellos es el que mejor responde en términos de comunicación y cuál de ellos comparte sus valores.

Información de antecedentes del proveedor

La mayoría de las plantillas de RFP para software incluyen una sección en la que le informa a los proveedores sobre su compañía, su misión comercial y el desafío que deben resolver por usted. Eso es ciertamente bueno; les da contexto, lo que ayuda a la compañía de software a evaluar su proyecto. ¿Pero eso te ayudará a evaluar al vendedor?

Una solicitud de propuesta para el desarrollo de software también debe incluir preguntas obligatorias sobre los antecedentes del proveedor, no solo el estándar “preséntese como empresa y por qué encaja en este proyecto”. Esto es demasiado vago y es probable que obtenga respuestas que son imposibles de responder. comparar uno al lado del otro O recibirá el texto de marketing estándar que todos ellos han preparado para tales casos. Esto demuestra que tienen equipos de marca y marketing, lo que está bien, pero eso no está en la agenda. Aquí hay algunas preguntas que lo ayudarán a determinar si el proveedor podrá cumplir lo prometido.

• ¿Cuánto tiempo has estado en el negocio?
• ¿Cuál es su estructura de gestión?
• ¿Con qué industrias y negocios verticales trabajas?
• ¿Cuál es su tasa de retención de clientes y la cantidad de proyectos por cliente?
• ¿Cuántos empleados tiene y cuántos empleados tenía hace un año?
• ¿Cuál es el número total de proyectos que ha completado en los últimos tres años?

Proyectos relevantes

El proveedor con experiencia en proyectos e industrias similares siempre será uno de los más baratos, aunque no necesariamente en papel o en la RFP de desarrollo de software. El costo total del compromiso se puede calcular con precisión después de la finalización del proyecto o la liberación del producto. Incluye el tiempo que el equipo interno invirtió en la colaboración con el proveedor de servicios, el exceso de tiempo y presupuesto, el soporte posterior al lanzamiento, el control de calidad, etc.

La compañía que tenga experiencia relevante será buena en dos cosas: realizar estimaciones precisas y entregarlas de acuerdo con esas estimaciones. Esta empresa ya conoce las mejores prácticas y desafíos relacionados con la industria o la tecnología. Además, generalmente tiene algunos desarrollos y atajos antes del lanzamiento del proyecto. Todo esto hace de esta compañía el ejecutor perfecto de proyectos de desarrollo de software similares en el futuro.

Para obtener más información sobre proyectos anteriores, puede hacer las siguientes preguntas:

• ¿Cuál fue el tamaño de un proyecto similar en el que trabajó, incluido el tamaño del equipo, la duración y el resultado?
• ¿Tienes referencias de clientes para ese proyecto?
• ¿Fue este proyecto exitoso y completado a tiempo y dentro del presupuesto? ¿Por qué o por qué no?

Gestión de recursos humanos

Las personas felices tienden a producir más valor. Eso es un axioma. Cualquier proyecto puede tener fallas en la planificación, administración, tecnología, etc. Los empleados poco motivados pueden aumentar dramáticamente el impacto de esos problemas. Por otro lado, es probable que una empresa que realmente se preocupa por sus empleados supere los desafíos con mayor facilidad. Las siguientes son preguntas que debe incluir en la plantilla de RFP para obtener una comprensión básica de la situación.

• ¿Cuál es la tasa de retención de sus empleados?
• ¿Tienes programas de crecimiento profesional?
• ¿Cuál es tu estrategia de contratación?
• ¿Están sus empleados involucrados en publicaciones, eventos y blogs / artículos?

Answer 2

He estado esperando que alguien me haga esta pregunta, desde que me uní a Quora. Gracias Jonathan Brill por el honor.

Ahora, lo primero que recomendaría es que NO HAGAS UNA RFP. A menos que esté involucrado en un trabajo de tipo de producto, los RFP tienen varios problemas, a saber:

• crea un desincentivo para que los proveedores sean veraces y próximos y recompensen a los “menos exigentes” (es decir, los vendedores proporcionarán estimaciones de baja sobre el tiempo y los recursos para completar un proyecto con la esperanza de ganar el trabajo y luego emitir órdenes de cambio para cubrir las brechas)
• desalientan la creatividad y fomentan el control de caja, definiendo la solución con anticipación, creando las preguntas y diseñando una caja de arena para cada respuesta (antes de considerar todas las opciones, especialmente las que aún tienen que pensar)

Recomendaría un modelo de abastecimiento estratégico (de 2 a 3 proveedores obtienen todo el trabajo) mediante el cual usted tiene:

• comparación de precios incorporada (a través de tener múltiples proveedores)
• oportunidades continuas basadas en el mérito para los vendedores
• tiempo suficiente para que los proveedores entiendan realmente su negocio y su cultura, para que puedan mejorar y entregar más valor
• una correa más larga en los proveedores, para que no se desanime a innovar o asumir riesgos

Ahora, para responder a su pregunta, aquí están los pasos:

1. Si ya no tiene identificados los objetivos de su proveedor, diríjase a un analista de TI confiable enfocado en el sector específico para el que está considerando un proveedor de TI (es decir, seguridad, desarrollo de aplicaciones, mantenimiento de aplicaciones, servicios administrados, administración de identidades, redes, cumplimiento, etc.). móvil, etc.); Aquí hay algunos: Forrester, Gartner, IDC, HfS Research, RedMonk, AMR, Freeform Dynamics, Ovum, MWD, Enterprise Strategy Group, CCS Insight
2. Compre un informe que muestre las clasificaciones de proveedores para su enfoque de servicio dado (nuevamente: seguridad, desarrollo de aplicaciones, mantenimiento de aplicaciones, servicios administrados, etc.)
3. Seleccione los principales 6–10 proveedores del informe y envíeles primero una RFI (Solicitud de información); El RFI es un documento simple de 2–3 páginas, es más abierto y se enfoca principalmente en preguntar a los proveedores:

1. Esto es lo que estamos buscando (describa lo que está buscando), ¿está interesado en ofertar por este trabajo?
2. cuáles son todos los servicios y capacidades que tiene (muy abiertos, diseñados para informarle antes de emitir la RFP, en caso de que se haya perdido algo)
3. ¿Cuáles son sus tarifas para servicios similares?
4. Estos son los términos comerciales que estamos buscando, ¿puede usted cumplir? (es decir, precio fijo, precio fijo con un tope, hitos, precios basados ​​en el valor, etc.)
5. danos los nombres de 2–3 referencias para proyectos / relaciones similares, para que podamos verificar

Elabore el RFI y luego use un panel para seleccionar hacia abajo a 3–5 finalistas, según su rúbrica (que sería su criterio de decisión ponderado, como precio, cultura, reputación, capacidades, capacidad de escala, flexibilidad, innovación, ubicaciones, etc.)

Invite a los finalistas a su RFP (aquí hay un ejemplo de una RFP para una iniciativa de Outsourcing de soporte al cliente; concéntrese en la estructura y los esquemas y modifique para su contexto) Nota: la RFP es mucho más estructurada que la RFI, a fin de que estén al lado evaluaciones de respuesta más fáciles

Seleccione sus dos principales proveedores y muévase en negociaciones paralelas con ambos

1. necesita negociar con ambos, ya que puede que no llegue a un acuerdo con su mejor opción
2. si aún no lo ha hecho, pídales que vengan para una presentación y reunión, y pídales que también ofrezcan una “contrapropuesta”, es decir: si fueras nosotros, ¿qué harías?
3. hágales saber exactamente lo que está pasando y sea claro acerca de sus criterios de selección)

Es fundamental que incluya múltiples partes interesadas en el panel de selección, que incluyen:

• el negocio (los usuarios / función que necesita la solución que el proveedor está diseñando)
• financiar
• legal
• ESO
• obtención

Último punto: asegúrese de tener una “cláusula de escape anticipado” incorporada en su contrato inicial. Los vendedores tienden a causar una gran impresión durante la fase de luna de miel; No tanto cuando las cosas se ponen un poco difíciles. Cuidado con los trucos comunes o señales de advertencia, como:

• cebo y cambio (un equipo propone, otro equipo es realmente responsable de entregar el trabajo)
• alcance creep (esto suele suceder cuando los requisitos no están bien pensados, o el equipo que lidera el proyecto desde el punto de vista comercial no tiene suficiente experiencia, pero el proveedor está muy feliz de adaptarse)

Answer 3

La clave más importante para el éxito en este IMHO es comenzar con una imagen clara y detallada del objetivo final, por ejemplo, para crear una descripción clara de qué éxito se obtendrá en el nivel más detallado que pueda producir de manera eficiente.

Si el proyecto involucra múltiples servicios y es de naturaleza multifuncional, entonces esto es lo que haría para ese fin:

1. Seleccione cuidadosamente el equipo más pequeño posible que represente las diversas necesidades / partes interesadas clave. La compensación obvia es que cuanto más pequeño sea el equipo, más fácil será ser eficiente y progresar rápidamente, PERO es necesario asegurarse de que las diversas partes interesadas clave tengan una voz para definir el estado final exitoso.
2. Cree un documento compartido para recopilar información del equipo sobre cómo será el éxito. La estructura de este documento debe ser pensada cuidadosamente y acordada de antemano por el equipo. Desea mantenerlo simple (viñetas) pero asegúrese de que enumera los componentes principales del proyecto y luego enumera los temas principales que usted y los proveedores deben conocer al respecto antes de seleccionar sus proveedores y continuar. Los componentes y las listas de temas variarán según el tipo de proyecto, pero aquí hay algunos ejemplos de lo que usted o un proveedor pueden querer saber sobre los componentes del proyecto:

1. Qué es – descripción detallada, una imagen clara
2. Características clave y / o prioridades relacionadas.
3. Definición de éxito (drivers, métricas, objetivos, eficiencias, capacidades)
4. Cierto sentido de priorización relativa / interdependencias en caso de que necesite cambiar las fases para diferir el costo, el tiempo, la inversión, etc.

Luego, pida a los miembros del equipo que completen el documento de la manera más simple y sólida posible. Una vez más, hay una compensación, desea información que esté completa pero que también sea fácilmente digerible. Asignaría un propietario a cada sección, pero me aseguro de que el equipo se sienta obligado a revisar y comentar todo el documento, no solo las secciones individuales.

Iterar el documento con el equipo hasta que esté seguro de que es sólido.

Una vez que se hace este documento, en realidad es solo un proceso de selección y negociación del proveedor. Las claves para esto son:

1. Seleccione 3 proveedores potenciales que puedan manejar el alcance y que sean bien recomendados. Soy un gran creyente en las referencias a ciegas y, por lo general, trato de encontrar amigos o colegas en mi red que hayan pasado por situaciones similares en lugar de pedirles a los proveedores sus referencias preseleccionadas. Tampoco creo que necesites hervir el océano y hablar con docenas de vendedores. Por lo general, puede sacar a la superficie las mejores opciones con bastante rapidez preguntando a otros.
2. Establezca una reunión en profundidad con cada proveedor potencial para:

1. Ir a través de los requisitos del proyecto de alto nivel, por ejemplo, la síntesis en el documento descrito anteriormente.
2. Haga sus preguntas de verificación para asegurarse de que el proveedor sea realmente uno con quien desea trabajar.

Suponiendo que todos los candidatos sean dignos, proporcione la descripción detallada del proyecto y solicite las ofertas. Una vez más, proporcionar estructura en esta solicitud puede ser útil, aunque muchos proveedores tendrán plantillas sobre cómo presentar sus propuestas. La información clave que normalmente debería incluirse en sus propuestas es:

1. Descripción de los servicios / alcance: qué hará realmente el proveedor para completar el proyecto a lo largo del tiempo. ¿Qué está en el alcance, qué está fuera del alcance o se vería como trabajo / costo incremental?
2. Costo: desea que esto se presente en un formato “a la carta” para que pueda seleccionar y elegir las diversas piezas de trabajo que desea que los proveedores realicen, por ejemplo, algunas áreas de trabajo pueden ser mejores de manejar en casa o utilizar un proveedor diferente.
3. Línea de tiempo: una vez más, la modularidad es clave para que pueda ver claramente los cuellos de botella y las interdependencias.
4. Estructura del equipo del proyecto: recursos que proporcionarán y requisitos para la participación de su equipo en el proyecto también. Ya sea aquí o en la Descripción de Servicios, debe haber detalles sobre quién es responsable de qué.
5. Otros términos legales: es bueno ver si usarán los documentos de su formulario (Acuerdo de venta principal y Declaración de trabajo), o si no tiene formularios relevantes, es útil hojear sus formularios en esta parte del proceso para asegúrese de que son razonables

Una vez que las ofertas estén en:

1. El equipo debe revisar cuidadosamente todas las ofertas.
2. Alguien en el equipo debe preparar un análisis de las ofertas y cómo difieren para que todo el equipo las revise.
3. El equipo debe reunirse para priorizar a los proveedores y discutir dónde deben suceder las negociaciones.
4. Un sub-equipo de negociación debe comenzar las negociaciones con el proveedor principal, manteniendo siempre la opción de “respaldo” del proveedor de respaldo.
5. Una vez que queda claro que hay un camino para el cierre con el proveedor principal, el departamento legal debe revisar los documentos legales del formulario y comenzar a finalizar también los del equipo legal del proveedor. Esto puede llevar tiempo, por lo que cuanto antes pueda iniciar este proceso, mejor. Dicho esto, esto puede llevar tiempo, por lo que normalmente no vale la pena comenzar hasta que esté bastante seguro de saber quién será el proveedor ganador.
6. A medida que las negociaciones se acercan a la finalización, debe comenzar a pensar en convertir al equipo de RFP en un equipo de implementación, ya que la composición de estos equipos puede variar.

Answer 4

A2A. Usted hace lo que haría para una RFP para cualquier tema (proyecto). Lo primero es desarrollar un resumen de los temas de RFP. Esto incluiría:

1. Objetivos del proyecto / resultado: seleccione un socio de TI estratégico para una cartera que abarca múltiples servicios y proyectos.
2. Descripción de fondo de su propia empresa y capacidades.
3. Descripción de los servicios y proyectos de TI que imagina que proporcionará la asociación.
4. Rol anticipado que imagina que el socio de TI realice en conjunto con su empresa.
5. Capacidades y experiencia deseadas del socio de TI, incluida la experiencia en esfuerzos de colaboración similares. También puede solicitar referencias.
6. Descripción del personal probable del socio de TI que trabajaría en proyectos con el equipo.
7. Tasas de facturación propuestas del socio informático.

Usted desarrolla y envía este RFP a 3–5 compañías a las que ha identificado como calificadas y probablemente interesadas en el esfuerzo de colaboración. En base a las respuestas, usted invita a 2 o más de las compañías para que conversen con usted. A continuación, seleccione el socio estratégico (después de comprobar las referencias).

Tendrá que definir los criterios de selección. Esto puede incluir:

• Experiencia corporativa en los servicios y proyectos relevantes que usted prevé que el equipo realice.
• Cualificaciones del personal del socio.
• Referencias de clientes.
• Costes (tasas de facturación)

Una vez que seleccione el socio estratégico, debe establecer un acuerdo de trabajo en equipo, describiendo los roles y las relaciones de las dos compañías.

Lo anterior supone que usted es una organización establecida, con algo de experiencia en los tipos de servicios y proyectos que prevé realizar en colaboración. Está buscando un socio de TI con experiencia, pero también debe tener algo de experiencia en los tipos de servicios y proyectos que realizará el equipo.

Puede acortar y simplificar el proceso con solo llamar a las empresas para discusiones con una solicitud de propuesta escrita. Aún necesitará una agenda escrita para las discusiones y también criterios para evaluar y seleccionar al socio.