La importancia de la programación
Programar es el arte de planificar sus actividades para que pueda alcanzar sus metas y prioridades en el tiempo que tenga disponible. Cuando se hace efectivamente, te ayuda a:
- Comprende lo que puedes lograr de manera realista con tu tiempo.
- Asegúrese de tener suficiente tiempo para las tareas esenciales.
- Agregue tiempo de contingencia para “lo inesperado”.
- Evite tomar más de lo que puede manejar.
- Trabaja constantemente hacia tus metas personales y profesionales.
- Tener tiempo suficiente para la familia y los amigos, hacer ejercicio y pasatiempos.
- Lograr un buen equilibrio trabajo-vida.
El tiempo es el único recurso que no podemos comprar, pero a menudo lo desperdiciamos o lo usamos de manera ineficaz. La programación le ayuda a pensar en lo que quiere lograr en un día, semana o mes, y lo mantiene en el buen camino para lograr sus objetivos.
Cómo programar tu tiempo
Establezca un horario regular para hacer su programación, al comienzo de cada semana o mes, por ejemplo.
Hay una serie de herramientas diferentes para elegir. Una forma simple y fácil de mantener un horario es usar un lápiz y papel, organizando su tiempo con un planificador semanal.
También puede usar aplicaciones y software como Google Calendar®, MS Outlook® y Business Calendar . Elija una herramienta de programación que se adapte a su situación, a la estructura actual de su trabajo, a su gusto personal y a su presupuesto.
Lo más importante al elegir su planificador es que le permite ingresar datos fácilmente y le permite ver un intervalo de tiempo apropiado (día / semana / mes) en el nivel de detalle que necesita.
Una vez que haya decidido qué herramienta desea utilizar, prepare su programa de la siguiente manera:
Paso 1: Identificar el tiempo disponible
Comience por establecer el tiempo que desea que esté disponible para su trabajo.
La cantidad de tiempo que pasa en el trabajo debe reflejar el diseño de su trabajo y sus metas personales en la vida.
Por ejemplo, si está presionando para la promoción, podría ser prudente trabajar más allá de las horas normales todos los días para mostrar su dedicación. Si, por otro lado, quiere tener suficiente tiempo para actividades fuera del trabajo, puede decidir hacer las horas asignadas y no más.
Paso 2: Programar acciones esenciales
A continuación, bloquee las acciones que debe realizar para hacer un buen trabajo. Estas a menudo serán las cosas contra las que te evalúan.
Por ejemplo, si administra personas, asegúrese de tener suficiente tiempo disponible para tratar los problemas personales, el entrenamiento y las necesidades de supervisión de los miembros del equipo. Además, deje tiempo para comunicarse con su jefe y las personas clave que lo rodean.
Paso 3: Programar actividades de alta prioridad
Paso 4: Programar el tiempo de contingencia
A continuación, programe un tiempo adicional para hacer frente a las contingencias y emergencias. La experiencia le dirá cuánto debe permitir: en general, cuanto más impredecible sea su trabajo, más tiempo de contingencia necesitará. (Si no programa esta hora, las emergencias seguirán ocurriendo y terminará trabajando tarde).
Las interrupciones frecuentes pueden comer en su tiempo. Aprender a manejarlos puede reducir la cantidad de tiempo de contingencia que necesita reservar. Algunas interrupciones serán difíciles de predecir, pero dejar algo de espacio abierto en su agenda le brinda la flexibilidad que necesita para reorganizar las tareas y responder a los problemas importantes a medida que surgen.
Paso 5: Programar Tiempo Discrecional
El espacio que le queda en su agenda es “tiempo discrecional”: tiempo disponible para cumplir sus prioridades y lograr sus objetivos. Revise su lista de tareas priorizadas
Paso 6: Analiza tus actividades
Si por el
Una de las maneras más importantes en las que puede construir el éxito es maximizar el apalancamiento que puede lograr con su tiempo. Aumente la cantidad de trabajo que puede completar delegando a otras personas, subcontratando tareas clave o utilizando la tecnología para automatizar la mayor parte de su trabajo como sea posible. Esto te liberará para alcanzar tus metas.
Si encuentra que su tiempo discrecional todavía es limitado, entonces es posible que deba renegociar su carga de trabajo o solicitar.
Ahora viene la planificación …
Etapa 1. Análisis de oportunidades.
Lo primero que hay que hacer es hacer lo que hay que hacer. Usted cristalizará esto en un objetivo formal en la siguiente etapa del proceso.
Un enfoque para esto es examinar su posición actual y decidir cómo puede mejorarla. Hay una serie de técnicas que te ayudarán a hacer esto.
- Análisis FODA: Este es un análisis formal de sus fortalezas y debilidades, y de las oportunidades y amenazas que enfrenta.
- Riesgo: este
- Entendiendo las presiones para el cambio:
Alternativamente, otras personas (por ejemplo, clientes) pueden presionarlo para que cambie la forma en que hace las cosas. Alternativamente, su entorno puede estar cambiando, y es posible que deba anticiparse o responder a esto. Las presiones pueden surgir de cambios en la economía, nueva legislación, competencia, cambios en las actitudes de las personas, nuevas tecnologías o cambios en el gobierno.
Un enfoque diferente es utilizar cualquiera de toda una gama de creatividad.
Etapa 2. Identificar el objetivo de su plan
Una vez que haya completado un análisis realista de las oportunidades de cambio, el siguiente paso es decidir con precisión cuál es el objetivo de su plan. Decidir y definir un objetivo agudiza el enfoque de su
El objetivo se expresa mejor en una sola oración simple. Esto asegura que sea claro y agudo en tu mente.
Si tiene dificultades para formular el objetivo de su plan, pregúntese:
- Cómo superar la resistencia a no estudiar cuando no entiendo los conceptos.
- Cómo motivarme para hacer el trabajo escolar cuando aprendo cosas que no me interesan sobre cosas que no veo el beneficio de hacer.
- ¿Por qué no podían los estudiantes que estudian en escuelas de ingeniería en la India concentrarse en estudios en lugar de correr detrás de las niñas?
- ¿Cómo los aprendices lentos alcanzan a los aprendices rápidos cuando somos igualmente trabajadores?
- ¿Cuál es la manera perfecta de hacer un hábito de estudiar regularmente?
- ¿Qué quiero que sea el futuro?
- ¿Qué beneficio quiero dar a mis clientes?
- ¿Qué devoluciones busco?
- ¿A qué estándares estoy apuntando?
- ¿En qué valores creemos yo y mi organización?
Puede presentar este objetivo como una ‘Declaración de la visión’ o ‘Declaración de la misión’. Las declaraciones de la visión expresan el beneficio que una organización proporcionará a sus clientes. Por ejemplo, la declaración de la visión para Mind ToolsT es: ‘Para enriquecer la calidad de vida de nuestros clientes, proporcionándoles las herramientas que les ayuden a pensar de la manera más productiva y efectiva posible’. Si bien esto es prolijo, explica qué pretende hacer este sitio.
Las declaraciones de misión dan una expresión concreta a la declaración de la Visión, explicando cómo se debe lograr. La declaración de la misión de este sitio es: ‘Para proporcionar una encuesta concisa, accesible y bien estructurada de las mejores y más adecuadas herramientas mentales disponibles’.
Etapa 3. Explorando opciones
En esta sección de herramientas de creatividad de este sitio se explica una amplia gama de herramientas de creatividad poderosas que le ayudarán a generar opciones.
En este
Etapa 4. Seleccionando la mejor opción
Una vez que haya explorado las opciones disponibles para usted, es el momento de decidir cuál usar. Si tiene el tiempo y los recursos disponibles, entonces puede decidir evaluar todas las opciones, llevar a cabo una planificación detallada, costos, evaluación de riesgos, etc. para cada una. Normalmente no tendrás este lujo.
Dos herramientas útiles para seleccionar la mejor opción son la matriz de decisión y el análisis de decisión.
Etapa 5. Planificación detallada
Cuando comience la planificación detallada, debe tener una buena idea de dónde se encuentra, lo que desea lograr y el rango de opciones disponibles para usted. Es posible que hayas seleccionado una de las opciones como la que tiene más probabilidades de dar los mejores resultados.
La planificación detallada es el proceso de elaborar la manera más eficiente y efectiva de lograr el objetivo que ha definido. Es el proceso de determinar quién hará qué, cuándo, dónde, cómo y por qué ya qué costo.
Al elaborar el plan, las técnicas como los diagramas de Gantt y el análisis de la ruta crítica pueden ser de gran ayuda para definir las prioridades, los plazos y la asignación de recursos.
Mientras se concentra en las acciones que deben realizarse, asegúrese de pensar también en los mecanismos de control que necesitará para supervisar el rendimiento. Estas incluirán las actividades como informes, control de calidad, control de costos, etc., que son necesarias para detectar y corregir cualquier desviación del plan.
Un buen plan será:
- Estado de la situación actual.
- Tener un objetivo claro.
- Usa los recursos disponibles.
- Detalle las tareas a realizar, de quiénes son las responsabilidades y sus prioridades y plazos.
- Detalle mecanismos de control que le alertarán sobre las dificultades para lograr el plan.
- Identificar riesgos y planear contingencias. Esto le permite dar una respuesta rápida y efectiva a las crisis, tal vez en un momento en que esté en un punto de ebullición bajo o esté confundido después de un contratiempo.
- Considere acuerdos de transición: ¿cómo mantendrá las cosas en marcha mientras implementa el plan?
Etapa 6. Evaluación del Plan y su Impacto.
Una vez que haya resuelto los detalles de su plan, la siguiente etapa es revisarlo para decidir si vale la pena implementarlo. Aquí debe ser objetivo: independientemente del trabajo que haya realizado para llegar a esta etapa, es posible que el plan todavía no valga la pena.
Esto es frustrante después del arduo trabajo de la planificación detallada. Sin embargo, es mucho mejor descubrir esto ahora que cuando ha invertido tiempo, recursos y posición personal en el éxito del plan. Evaluar el plan ahora le brinda la oportunidad de investigar otras opciones que podrían ser más exitosas o de aceptar que no se necesita o debe realizarse ningún plan.
Dependiendo de las circunstancias, las siguientes técnicas pueden ser útiles para evaluar un plan:
- PMI (Más / Menos / Interesante):
Esta es una técnica buena y simple para “sopesar los pros y los contras” de una decisión. Implica enumerar los puntos más en el plan en una columna, los puntos menos en una segunda columna y las implicaciones y los puntos de incertidumbre del plan en una tercera columna. A cada punto se le puede asignar una puntuación positiva o negativa. - Costo :
Esto es útil para confirmar que el plan tiene sentido financiero. Esto implica sumar todos los costos involucrados con el - Fuerza: similar al PMI, el análisis de campo de fuerza le ayuda a obtener una buena visión general de todas las fuerzas a favor y en contra de su plan. Esto le permite ver dónde puede realizar ajustes que harán que el plan tenga más probabilidades de éxito.
- Pronósticos de flujo de efectivo:
Cuando una decisión tiene implicaciones financieras principalmente, como en la planificación comercial y de marketing, la preparación de un Pronóstico de flujo de efectivo puede ser extremadamente útil. Le permite evaluar el efecto del tiempo en los costos e ingresos. También ayuda a evaluar el tamaño de los mayores flujos de efectivo negativos y positivos asociados con un plan. Cuando se configura en un paquete de hoja de cálculo, un buen Pronóstico de flujo de efectivo también funciona como un modelo extremadamente efectivo del plan. Le proporciona una base fácil para investigar el efecto de variar sus suposiciones. - “6 sombreros de pensamiento”:
6 Thinking Hats es una muy buena técnica para usar para obtener una vista completa de su plan y sus implicaciones. Proporciona un contexto en el que puede examinar un plan de manera racional, emocional, optimista, pesimista y creativa.
Cualquier análisis de su plan debe ser atenuado por el sentido común.
Si su análisis muestra que el plan no proporcionará un beneficio suficiente, entonces regrese a una etapa más temprana del ciclo de planificación o abandone el proceso por completo.
Etapa 7. Implementando el cambio
Una vez que haya completado su plan y haya decidido que funcionará satisfactoriamente, es hora de implementarlo. ¡Tu plan te explicará cómo! También debe detallar los controles que utilizará para monitorear la ejecución del plan.
Etapa 8. Cierre del plan.
Una vez que haya logrado un plan, puede cerrar el proyecto. En este punto, a menudo vale la pena realizar una evaluación del proyecto para ver si hay alguna lección que pueda aprender. Esto debería incluir una evaluación de la planificación de su proyecto para ver si esto podría mejorarse.